Un project manager, durante la sua attività di pianificazione e gestione di un progetto, necessita giocoforza di un qualche strumento software, che gli permetta di avere una visione coerente dell'insieme delle risorse amministrate. Per risorse si intendono i membri che compongono il team di lavoro, il tempo a disposizione per portare a termine un progetto (suddiviso solitamente in fasi), tutto l'hardware, il software e gli strumenti che il team utilizza. Fra i software semplici da usare, Tom's Planner può aiutare enormemente un professionista durante le fasi di pianificazione e controllo di un progetto.

Tom's Planner è molto flessibile e si adatta facilmente a ogni contesto professionale; offre come interfaccia principale un ricchissimo diagramma di GANTT, con funzioni interattive, che rendono estremamente piacevole il suo uso e con una grafica curata, che attraverso l'uso di colori ed elementi grafici offre una presentazione invidiabile, oltre che efficace dal punto di vista operativo.

Il diagramma di GANTT è uno dei migliori supporti all'attività di management di un progetto, grazie a una conveniente rappresentazione temporale delle varie fasi delle attività riguardanti un progetto e Tom's Planner consente, attraverso pochi clic, di mettere in relazione tempi, risorse e membri del team di lavoro. L'approccio pratico del software è quindi completamente visuale, a tutto vantaggio della velocità d'uso; contestualmente rappresenta un preziosissimo ausilio in fase di documentazione di un progetto: per ogni elemento del diagramma il progettista può recuperare dettagli e note e avere una panoramica completa del progetto da amministrare.

I file si possono condividere sul sito e gli accessi sono protetti da una password; Tom's Planner inoltre supporta l'esportazione dei file in diversi formati: dal testo semplice a un file immagine nelle più comuni estensioni, fino al formato Microsoft Project o Microsoft Excel.